А ведь когда-то люди писали друг другу длинные и интересные послания. Если бы не они, мы многого бы не узнали о жизни великих писателей, художников, музыкантов, ученых, политиков. Возьмите любое собрание сочинений классиков — последние тома целиком посвящены переписке автора с родными, знакомыми, друзьями. Более того, переписка литераторов — не просто письма, а порой настоящие литературные произведения.
Конечно, кто-то может возразить, что темпы современной жизни слишком отличаются от размеренных будней прошлого. Теперь у нас есть телефон, и можно, не тратя времени, набрать нужный номер и узнать, как дела у друзей, здоровы ли родители.
Однако разве могут короткие телефонные разговоры передать всю гамму настроений, глубину наших чувств и тепло души?
Личные письма. В том случае, когда письмо написано не с особой целью и не затрагивает какую-либо определенную проблему, оно обязательно должно передавать настроение автора. Известный немецкий драматург Г. Э. Лессииг советовал своей сестре: «Пиши так, как ты говоришь, и это будет прекрасно». Это неправда, что нам не хватает времени на письма. Можно сократить время просмотра телевизионных программ, прогулки или чтения очередного детектива, взять ручку и бумагу и сесть за стол. Написав письмо, вы почувствуете радость от духовного контакта с другим человеком, а совесть перестанет мучить вас за то, что вот уже полгода в ящике стола валяется письмо, на которое вы так и не удосужились ответить.
Главное в письме, конечно же, содержание. Оно характеризует отправителя, однако представление об авторе дают также стиль и внешнее оформление письма.
Правила хорошего тона требуют, чтобы на каждое полученное письмо был дан ответ. Нельзя откладывать написание ответного письма до лучших времен, но и не следует писать его в спешке. Если ответить сразу нет времени, можно отправить открытку — краткую весточку, из которой адресат узнает, что его письмо получено.
Эпистолярное творчество известно с давних времен. В виде посланий сочинялись поэмы, рассказы и повести, философские трактаты, политические памфлеты, критические заметки. Именно в письмах высказал свою доктрину знаменитый древнегреческий философ Эпикур. А поэт Пизами считал умение писать письма настоящим искусством.
Если в ваших правилах хранить старые письма, не разбрасывайте их по всему дому, а убирайте в недоступные для других места. Мало приятного, когда маленькая дочь находит старые любовные письма матери и, играя в почтальона, вручает их всем домашним.
Старайтесь писать разборчиво, ваши оправдания: «Очень спешу, поэтому такой плохой почерк» — вряд ли послужат извинением.
Не следует отправлять письма с орфографическими ошибками. Если вы не отличаетесь большой грамотностью, при написании письма вооружитесь словарем.
Даже если адресат — близкий вам человек, постарайтесь выстроить свое письмо логически, иначе может показаться, что вы ленитесь собраться с мыслями и потому пишете все подряд. Подобное письмо может показаться невежливым.
Если письмо личного характера имеет большую важность, сначала нужно сделать черновик. Обязательно перечитайте письмо перед тем, как запечатать конверт. Это нужно делать даже в том случае, если вы очень торопитесь с отправкой.
Не следует писать писем в плохом настроении. Конечно, иногда хочется излить свой гнев и досаду на бумаге, и если вы это сделали, не запечатывайте конверт. Перечитав написанное на следующий день, вы не пожалеете о том, что не отправили послание. Ваше настроение улучшилось, и теперь можно писать новое, совершенно иное письмо.
Приписок в письмах лучше избегать, однако если вы забыли написать о чем-то сразу, поставьте P. S. (post scriptum), после чего допишите все, что хотели. Не забудьте после приписки указать свои инициалы.
В прежние времена, когда конвертов еще не существовало, бумагу, на которой было написано письмо, складывали и перевязывали шелковой нитью. Концы нити скрепляли печатью из воска.
Процедура отправки письма упростилась, когда появились конверты. Прежде в нашей стране была особая форма написания адреса на конверте. Сначала указывался город, где проживал адресат (или сначала название республики, а затем город), потом улица, номер дома и квартиры. На последней строчке указывались фамилия, имя и отчество. Теперь по общепринятому в мире образцу фамилия и инициалы адресата указываются на первой строчке, и лишь затем следует адрес.
Если вы отправляете не письмо, а открытку, помните, что этот вид почтовых отправлений не предназначен для интимных излияний. Однако если нужно срочно передать что-то личное, можно запечатать открытку в конверт. А вообще открытки предназначены для поздравлений и передачи привета. Отправляя сразу несколько открыток по разным адресам, постарайтесь не писать одинаковых шаблонных фраз.
Воспитанный человек никогда не напишет анонимного письма.
Немногословными должны быть письма-соболезнования. Главное, чтобы слова были искренними, без лишнего пафоса. Такое письмо следует отправить сразу же после получения сообщения о смерти. Не стоит посылать письмо-соболезнование по прошествии значительного времени, чтобы вновь не повергать в скорбь людей, возможно, в какой-то мере уже смирившихся с потерей близкого человека.
Письмо с выражением соболезнований принято писать на обычной белой бумаге от руки. Открытка тут не годится. Открытку со своим именем и словами соболезнования можно вложить в букет цветов, присланных на погребение: тогда родственники покойного будут знать, кому выражать благодарность за участие в похоронах.
В том случае, если вы в силу объективных причин не смогли поблагодарить кого-то за оказанную любезность лично, следует отправить благодарственное письмо.
Если вы обидели кого-то вольно или невольно, можно написать письмо-извинение. Воспитанный человек не сочтет постыдным признаться в своей бестактности и попросить прощения.
Письма-напоминания пишут тем, кто забыл о долге или тянет с его исполнением. Такие письма обязательно запечатываются в конверт. Они должны быть выдержаны в вежливом тоне.
Все знают, что подслушивать чужие разговоры неприлично. Бестактно также заглядывать в чужие письма. Тайну переписки охраняет закон, и никому не позволено читать то, что предназначено для других. Далее супруги не должны читать корреспонденцию, полученную одним из них. Возможно, они очень доверяют друг другу и потому не видят в этом ничего плохого. И все же не следует вскрывать конверт, адресованный мужу (жене) в его (ее) отсутствие и без его (ее) разрешения. У каждого могут быть свои маленькие секреты.
Деловые письма. Существующие в наши дни формы деловой переписки, принятые в международном сообществе, сложились примерно полтора века назад в Англии. В большинстве государств мира основные правила составления корреспонденции одинаковые. Иногда отступление от этих правил может привести к непредсказуемым последствиям. Если человек, отправивший деловое письмо, забыл написать общепринятую формулировку вежливости, тональность письма меняется. Адресат, получивший такое послание, может подумать, что отправитель письма чем-либо недоволен или вовсе собирается прервать переписку.
Отправляя деловое письмо за границу, помните, что там формальностям при составлении корреспонденции уделяется гораздо большее внимание, чем в России. И если у вас сложились прекрасные отношения с зарубежными коллегами, постарайтесь не испортить их. Тщательно соблюдайте этикет ведения переписки, даже если вы собираетесь отправить личное письменное обращение.
Если с ответом ни личные письма еще можно немного повременить, то деловая корреспонденция требует немедленного ответа.
Обращаясь в письме к незамужней женщине, нужно обязательно указать ее имя.
Для делового письма лучше использовать бланк с эмблемой фирмы и ее названием, а также фирменные конверты, на которых повторяются те же, что и на бланке, реквизиты.
Адрес получателя письма указывается на конверте, адрес отправителя должен быть написан два раза: на конверте и в тексте письма (в конце, ниже подписи, или в правом верхнем углу первой страницы). Лучше, когда адреса на конверте, отправляемом за рубеж, отпечатаны, а не написаны от руки.
Под адресом в тексте должна быть указана дата написания. Если письмо не отпечатано, а написано от руки, оно должно быть аккуратным, без исправлений. Для удобства следует сначала набросать черновик, а уж потом переписать письмо набело.
Во многих странах принято указывать все титулы адресата, однако если вы пишете письмо за границу, то можете не придерживаться этого правила. Так, в письме к американскому сенатору текст обращения в письме его соотечественника будет выглядеть так: «Достопочтенный Роберт Уильямс, сенатор Соединенных Штатов». Вы можете обойтись без этих подробностей, обратившись просто «господин».
Обращения «господин», «госпожа» подходят для всех случаев, тогда как иные обращения могут оказаться неприемлемыми. Например, невозможно написать просто «Уважаемая мисс!», так как подобное обращение может употребляться только в сочетании с фамилией.
В Англии и США к фамилии замужней дамы принято прибавлять имя ее супруга: «Госпожа Роберт Уильямс». Если дама в разводе, к фамилии бывшего мужа она может присоединить девичью фамилию.
В большинстве стран приняты рекомендательные письма. У нас понятие о рекомендательном письме связано с приемом на работу, однако на Западе к таким письмам прибегают очень часто, особенно при деловых поездках. Смысл рекомендательного письма в том, что предъявитель его может требовать внимания и помощи того, к кому письмо направлено. Отправляясь за границу, вы можете вооружиться таким письмом, однако просить, чтобы его написали, не следует. Не стоит и раздавать рекомендательные письма всем своим многочисленным знакомым. Рекомендательное письмо налагает ответственность на того, кто его пишет, поэтому давать подобное письмо можно лишь тому, кого хорошо знаете. В рекомендательном письме можно сообщить о квалификации и способностях рекомендуемого, в некоторых случаях — о его личных качествах.
Особенности деловой переписки. Не принято писать длинных деловых писем. Составляя письмо зарубежному партнеру, старайтесь сообщать только главное, не касаясь второстепенных аспектов вашего делового предложения. Экономьте не только свое время, но и время вашего адресата.
Служебная корреспонденция составляется по установленной форме.
Текст следует печатать на компьютере или пишущей машинке. Ширина левого поля должна быть не менее 2 см, строки разделены 1,5—2 интервалами. Каждый абзац должен начинаться с красной строки.
Все страницы, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами. Обращение начинается с абзаца.
Деловое письмо не должно содержать не имеющих отношения к делу пометок, помарок и исправлений. Следует избегать переносов слов.
Письмо состоит из нескольких частей. Это заголовок, дата, наименование фирмы и адрес получателя, вступительное обращение, основной текст, завершающая формула вежливости, указания на приложения.
Если вам нужно получить ответ на свое письмо или запрос как можно быстрее, напишите: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».
Если с адресатом вас связывают личные отношения, письмо можно закончить пожеланием здоровья и успехов.
После подписи и фамилии обязательно укажите свою должность и название вашей фирмы.
Дата в письме должна стоять в правом углу под заголовком. В заграничной корреспонденции дату принято указывать так: 3 июня 2003 года. Название месяца должно обозначаться буквами. В некоторых странах (в США, например) существует иной порядок написания даты. Сначала указывается месяц, а затем число и год. Поэтому если вы напишете 3.06.2003, американский корреспондент прочитает дату как 6 марта, а не 3 июня.
Фамилию, а также адрес лица (наименование организации), которому предназначено письмо, принято проставлять в тексте слева, чуть ниже даты.
Лист с текстом письма должен помещаться в конверте свободно.
Ниже фамилии адресата или названия организации пишется название улицы и номер дома, еще ниже, на отдельной строке, — название города и страны. Например, заголовок может выглядеть так:
«Центрамор
Центральное морское экспортно-импортное объединение
ул. Вышеградского, 147. Гданьск, Польша»
В ряде европейских государств, а также в США номер дома предшествует названию улицы:
«Господину (г-ну) Джонатану Риду
Университет Рузвельта.
430 Южно-Мичиганская авеню,
Чикаго, Иллинойс 60605, США».
Слева, под адресом, на отдельной строке помещается вступительное обращение, являющееся непременной формулой вежливости, своеобразным приветствием.
Обязательна и заключительная формула вежливости, сочетание «искренне ваш», как бы заменяющее выражение «до свидания».
В начале текста делового письма не принято задавать вопросов о здоровье, погоде, рассказывать о своем самочувствии. Все это характерно для личной корреспонденции, в деловом письме важно указать главную цель письменно го обращения, которая могла обсуждаться, к примеру, во время недавней встречи.
«Уважаемый господин Ричард,
Имея в виду ваш недавний запрос, связанный с технологическим вариантом совместного проекта «Экспресс-Олимп»...».
Заметьте, что после вступительного обращения «Уважаемый господин Ричард» стоит запятая, а не восклицательный знак.
Под заключительной формулой вежливости на правой части листа ставится рукописная подпись. Ниже, прямо под ней, должна быть напечатана фамилия подписавшегося. Если вы отправляете письмо незнакомому человеку, укажите свое имя полностью, чтобы получатель не имел затруднений с ответом.
Если к письму прилагаются какие-то материалы и документы, в тексте обязательно должен быть их перечень. Указание на приложения проставляется в левом нижнем углу: «Приложения: вышеупомянутая резолюция» (или иное).
В нижней части лицевой стороны письма должен указываться обратный адрес, поскольку не следует надеяться, что ваши зарубежные партнеры помнят его. Даже если вы прекрасно знакомы с получателем вашей корреспонденции, обязательно проставьте свой адрес.
Деловые письма не принято отправлять на половинках листа. Не экономьте бумагу и используйте целый лист, даже если ваше сообщение состоит из единственной фразы.
Отвечая на полученную корреспонденцию, старайтесь, чтобы под рукой были копии писем ваших деловых партнеров, а также копии ваших собственных писем к ним.
Как уже говорилось выше, к припискам лучше не прибегать, однако если без post scriptum не обойтись, он должен находиться после подписи. Ниже еще раз подпишитесь или проставьте свои инициалы.
Складывать письма принято текстом внутрь. Корреспонденцию значимую и очень важную лучше отправлять в больших конвертах из плотной бумаги.
Официальная деловая переписка не предполагает всякого рода открытых писем — почтовых открыток. Вся корреспонденция должна отправляться только в конверте, в том числе приглашения и соболезнования.
Согласно сложившимся правилам, срок ответа на деловые письма не должен превышать 10 дней. На телеграмму нужно отвечать быстрее.
Ответ на поздравление предполагается кратким.
Письма с извинениями должны быть рукописными.
Источник: «Современная энциклопедия этикета», Г. В. Дятлева, С. А. Хворостухина, 2006