Для вас знакомо ощущение, что время «сжато»? Психологи говорят, что вы попадаете в цейтнот вовсе не потому, что этого требуют обстоятельства, просто вы так относитесь к своему времени. «Позаботьтесь о своем здоровье и психике, — советует консультант Института управления персоналом и развития И. Дэниелс. — Умение планировать рабочий день поможет сократить время, которое вы тратите на выполнение второстепенных задач, и тогда вы сможете заняться более важными делами».
Каким же образом можно правильно организовывать свое время?
Прежде всего для деловой женщины необходимо оценить приоритеты всех планируемых дел. Их можно разделить так:
- Неотложные дела.
- Первоочередные, важные.
- Дела, которые могут подождать.
- Дела, которые можно сделать в последнюю очередь.
- Не мои дела.
В неотложные дела можно включить и такие, которые хотелось бы сделать именно сегодня.
Таким образом можно распланировать свои дела на длительный период времени с учетом целей и задач, стоящих перед вами. Для этого не зря существуют ежедневники. Вечером можно с удовлетворением отмечать, что удалось сделать за день. Планировать нужно только то, что может быть исполнено, и обязательно все выполнять.
Далее, важно определить причины потери времени. Может быть, это длинные телефонные переговоры или выполнение дел, не входящих в ваши планы. Может, еще что-то. Это вы должны сами определить для себя и сделать выводы. Концентрируйте внимание на результате, а не на усилиях, которые сами по себе могут быть непродуктивными.
Чтобы продуктивно работать в течение дня, также важно научиться прислушиваться к своим внутренним, биологическим часам. Примерно это выглядит так:
09:00 Мозг еще не успел включиться в работу: стоит взяться за самые простые задачи, например разобрать почту или ознакомиться с последней интересующей вас информацией.
10.00 Ваш организм приближается к пику работоспособности. Это время для творческого решения самых сложных проблем.
11:00 Ваш мозг работает как компьютер, займитесь аналитическими справками и финансовыми отчетами. Сейчас вам легко составлять таблицы и графики, проводить расчеты.
12.00 Организм продолжает работать в интенсивном режиме. Назначайте на это время переговоры.
13:00 Начинается спад, и вам нужно запастись энергией на оставшуюся половину дня. Самое время перекусить, но постарайтесь не превращать ланч в продолжение переговоров.
14.00 Ваши силы на нуле, реакции замедленны, голова пустая — после обеда «энергия отлила от мозга к желудку». Сами решайте, на что вы сейчас способны, — наверняка это будет что-то необременительное.
15:00 Пока голова ясная и интуиция подсказывает верные решения, проводите переговоры с новыми партнерами. Нет переговоров — поработайте с деловыми письмами или докладами: в это время в голову приходят самые удачные формулировки.
16.00 Расслабьтесь, ваш организм сейчас на спаде. Выпейте чашку кофе, пообщайтесь с коллегами, наведите порядок на рабочем столе или «почистите» компьютер.
17:00 Энергия бьет ключом, вы с блеском можете выступить на совещании, семинаре, конференции. Зайдите к шефу: самое время эффектно отчитаться о проделанной работе и зажечь его новыми идеями.
18:00 Работоспособность постепенно снижается, займитесь составлением плана на завтрашний день и на следующую неделю.
Конечно, день на день не похож, и часто вам не удается его построить в соответствии со своими внутренними ритмами, но и здесь не стоит забывать, ото работа — это не столько тяжелая ноша, которую вы вынуждены тащить на себе, но и удовольствие.
Кстати, последнее утверждение — это статистика (опрос проведен Министерством труда Российской Федерации). На вопрос «Что для вас работа?», 37 % молодых людей ответили, что это в первую очередь удовольствие. Для 15 % работа — это каторга, 16 % рассматривают ее как средство заработать деньги, остальные — как способ пообщаться или отдохнуть.
Надеюсь, вам работа и сотрудники — в радость. Или по крайней мере попытайтесь сделать все, от вас зависящее, чтобы это было именно так!
Источник: «Как стать стервой». Авт.-сост. Т. И. Ревяко, 2005