Нормы поведения во время собраний, совещаний, конференций

Разного рода встречи и собрания принято проводить лишь в тех случаях, когда имеется конкретная и ясная цель. При организации встреч нужно учитывать следующее.

Стоит заранее продумать, в какое время проводить собрание. Если есть вероятность, что мероприятие затянется, не следует планировать его на вечер. Совещания и собрания лучше не устраивать накануне выходных и праздничных дней.

Повестка дня должна быть подготовлена заблаговременно. Всех предполагаемых участников, как сотрудников фирмы, так и гостей, необходимо заранее оповестить о причине совещания, месте и времени проведения. Своих сотрудников лучше предупредить за две недели, сторонних участников — за месяц. Напомнить всем о времени и месте встречи нужно примерно за неделю, позвонив по телефону.

Все материалы, которые будут изучаться и обсуждаться, необходимо подготовить заранее.

Если время начала собрания подошло, его организаторы могут начать, не дожидаясь прихода опоздавших. Хорошо воспитанные люди на такого рода мероприятия являются вовремя.

Организаторы должны представить участников совещания. если они не знакомы друг с другом. В их обязанности входит также указать всем их места и сообщить, можно ли курить в зале. Если совещание продолжительно по времени, нужно сделать перерыв, чтобы участники могли сделать необходимые звонки.

Руководит собранием председатель, от которого зависит весь ход мероприятия. Он должен вести себя авторитетно, но тактично и вежливо. Обязанность председателя — твердо останавливать тех, кто пытается обсуждать не входящие в повестку дня вопросы или провоцирует конфликты.

Заканчивая собрание, председатель благодарит присутствующих, а также выступавших с предложениями и тех, кто принимал участие в подготовке мероприятия.

Участники должны приходить на собрание подготовленными. Их задача — заранее ознакомиться с повесткой, принести с собой необходимые материалы и обдумать вопросы, которые будут обсуждаться.

Этикет предписывает ряд правил поведения на совещаниях и собраниях:

♦ участники из других фирм должны представиться присутствующим;
♦ садиться следует только на то место, которое укажет председатель;


♦ во время собрания не следует рисовать, делать из бумаги самолетики, играть ручкой или другими канцелярскими предметами;
♦ слушать обсуждаемые темы нужно внимательно, если что-то не ясно, можно задать вопрос;
♦ свои соображения в ходе дискуссий принято высказывать коротко и ясно;
♦ на собрании нельзя обсуждать проблемы личного характера;
♦ если вам нужно выйти, перед тем как покинуть зал, негромко извинитесь;
♦ прощаясь, поблагодарите председателя.

Приглашать на совещание следует только тех, кто будет принимать участие в решении вопросов, а также экспертов.

Если вас попросили выступить на собрании, но цель выступления вам не совсем понятна, попросите уточнить ее. Чтобы выступление прошло без всяких шероховатостей, лучше заранее осведомиться о том, как будет оборудован зал и какова аудитория. Не совсем корректно обсуждать наглядные материалы, которые не могу г увидеть все участники совещания. Если необходимо время на подготовку, попросите председателя предоставить вам 5 минут. Выясните, сколько времени должно занять ваше выступление.