Успех переговоров во многом зависит от вашего умения расположить к себе собеседника. Природное обаяние, безусловно, очень полезное качество, но это далеко не все, что вам потребуется. Чтобы произвести на собеседника хорошее впечатление, необходимо соблюдать несколько простых правил.
Прежде всего, дайте партнеру понять, что вы искренне рады встрече с ним. При этом очень важна естественность поведения: любой намек на фальшь настроит собеседника крайне негативно по отношению к вам. Старайтесь вести себя непринужденно и дружелюбно, однако опасайтесь переусердствовать: у противоположной стороны нив коем случае не должно возникнуть сомнений в вашей искренности.
Несмотря на это, фамильярность также недопустима. Даже в том случае, если партнер по бизнесу — ваш старый знакомый, не забывайте о том, что речь идет все же о деловых переговорах, а не о личной встрече.
Нет необходимости говорить о том, как важно грамотно строить свою речь, избегать сленговых выражений, слов-паразитов, таких как «в общем», «как бы», «значит так» и др. Лучше меньше говорить, но больше слушать, показывая партнеру заинтересованность в его словах. Употребляя местоимение «я», вы, пусть даже и неосознанно, ставите себя выше собеседника, поэтому лучше заменить его местоимением «вы». Благодаря этому создается иллюзия, что инициатива исходит от собеседника. Например, вместо «Я считаю, что...» лучше сказать: «Не кажется ли вам, что...» и т. п.
Необходимо также упомянуть о невербальных средствах общения. Использовать жесты можно и даже нужно, поскольку они сделают вашу речь более эмоциональной и искренней и помогут произвести впечатление на собеседника.
Однако при этом тоже важно соблюдать осторожность: слишком энергичная жестикуляция — признак психической неуравновешенности, что, конечно, не может положительно повлиять на результат переговоров.
Нередко разговор с незнакомым человеком прерывается напряженным молчанием; каждый из нас, безусловно, не раз сталкивался с этой проблемой. При беседе с деловым партнером следует избегать таких неловких пауз. Если в какой-то момент вы почувствовали, что вам нечего сказать, попробуйте разрядить обстановку каким-нибудь остроумным замечанием или шуткой (если, конечно, это уместно в данной ситуации).
Проявляйте активность и инициативу: это убедит партнера в силе ваших аргументов. Однако слишком настаивать на собственной точке зрения и резко критиковать позицию собеседника тоже не рекомендуется. Не забывайте о том, что похвала всегда действует более эффективно, чем даже самая справедливая критика. Конечно, это вовсе не означает, что вы должны принимать предложения, которые вас абсолютно не устраивают, и все же лучше попытаться найти в них положительные стороны, чем ответить категорическим отказом.
Постарайтесь убедить потенциального партнера в том, что переговоры с ним очень важны для вас. Если встреча происходит в офисе вашей компании, обязательно предупредите сотрудников, чтобы они вам не мешали. Телефоны лучше отключит!., поскольку звонки будут отвлекать вас от существа разговора и раздражать собеседника.
Необходимо проявлять внимание и уважение к деловому партнеру. Обязательно предложите ему чай или кофе, однако алкогольных напитков в самом начале ветречи на столе быть не должно. Если вы предварительно не подготовите все необходимые документы, у собеседника может сложиться впечатление, что вы пренебрегли его визитом. Вовсе не обязательно сообщать партнеру, что в вашем офисе не курят: он сам об этом догадается по отсутствию пепельницы на столе.
Важно помнить о том, что если вы назначаете переговоры на 12.30 и позже, партнер имеет полное право ожидать от вас приглашения на обед. Если же встреча назначена на 18 часов, после беседы должно последовать приглашение на ужин. Вообще, согласно правилам делового этикета, продолжительность переговоров не должна превышать трех часов в день.
В том случае, если вы имеете дело не с одним представителем компании, а с делегацией, рекомендуется подготовиться еще более тщательно.
В аэропорту или на вокзале членов делегации обязательно должны встретить сотрудники вашей компании. Необходимо предоставить им места в гостинице и транспорт.
При переговорах с зарубежным партнером не следует забывать о роли переводчика в ведении беседы. Все вопросы и предложения должны быть сформулированы с максимальной точностью и краткостью — в противном случае вам не избежать недоразумений.
Источник: «Современная энциклопедия этикета», Г. В. Дятлева, С. А. Хворостухина, 2006